Esta ferramenta é muito útil para proporcionar, em poucos minutos, uma visão macro de uma organização – como ponto de partida para análise de problemas em grupo.

Quatro folhas A4, alguns post-its de 24 x 38mm, e 30 minutos de trabalho num pequeno grupo de colegas – e estará pronto um mapa operacional duma empresa ou da sua área.
O MO serve para fazer análise macro de problemas importantes. Somente dedicaremos postits ao que é crítico: importante e potencial problema, aqui, e agora. 

O fato de termos espaço limitado nos ajuda a manter o foco.

A folha da esquerda é dedicada ao que entra na área, os insumos tangíveis e intangíveis. Em duas colunas: QUEM fornece, e O QUE fornece.

Analogamente, na folha do lado direito se coloca O QUE sai, e PARA QUEM vai. Os QUEM contemplam clientes, equipe, comunidade e acionistas.
Na folha de baixo, vai O QUE TENHO, dividido em três espaços: recursos humanos (internos ou externos) + recursos tecnológicos (conhecimento, softwares) + recursos físicos (instalações, hardware, capital).
Na folha de cima se representam os processos, sempre procurando iniciar com a cadeia de processos que agregam valor diretamente aos clientes.
É vital usar o menor número possível de postits, apenas o necessário para a análise que se tem em mente.
E distribui-los de uma forma lógica, e clean – a seguir damos um exemplo do que não deve ser feito.

Com o tempo vai-se desenvolvendo padrões de abordagem, tais como:

  • 3 postits bastam para definir as necessidades da equipe;
  • fluir a lógica de processos de cima para baixo e da esquerda para a direita
  • colocar o head count – número de pessoas – em cada postit de recursos humanos
  • ir adquirindo habilidade para compor uma disposição limpa, que facilita encontrar o que se procura.

O MO é utilizado como instrumento de macro-diagnóstico de uma empresa (ou setor), útil por exemplo

  • na definição dos primeiros ítens de controle (usando cores para definir níveis de problemas)
  • na elaboração de um mapa da estratégia
  • na análise, em grupo, de um problema a ser resolvido.

O detalhamento sempre vai depender da natureza do problema que está sendo analisado.
Embora o esqueleto geral se mantenha, a experiência mostra que não agrega valor manter um MO atualizado.

É claro, também, que em vez dos postits o MO pode ser montado numa planilha de excel, desde que haja uma boa tela para permitir a interação entre os membros do grupo.

A seguir, como ilustração, o MO da Área Administrativa de uma grande empresa:

Um exemplo prático: vamos supor que os usuários estão reclamando do transporte.
A causa pode estar na comunicação com os usuários. Uma contra-medida poderia ser um retreinamento de nossas lideranças. E, com mais profundidade, trabalhar na disseminação de valores, em nossa empresa. O impacto seria muito mais amplo, e mais duradouro!

Uma sugestão: faça um exercício usando o exemplo apresentado. Escolha outro problema. Que postits seriam afetados? Que novos postits poderiam ser incluídos?