Na análise de um processo se identificam as causas que devem ser controladas para alcançar determinado resultado.

Na primeira figura apresentada se consegue sintetizar, de forma clara,

o que nós entendemos como análise de processo.

E não será necessário ampliá-la.
Nós podemos representar um processo de duas formas:

  • espinha de peixe: causas que produzem um determinado efeito (resultado, em amarelo);
  • fluxo de atividades executadas sequencialmente, com o mesmo resultado (em amarelo).

A análise de um processo visa identificar quais são as causas que precisamos controlar – via

  • bloqueio,
  • verificação ou
  • treinamento

para manter determinados resultados do processo (Q,C,E) dentro dos parâmetros acordados com os nossos clientes (C,E,V,A).
Bloqueio é o ideal: torna quase impossível o descumprimento. No passado, era obtido mecanicamente: porta com duas chaves, em poder de pessoas diferentes. Hoje, e cada vez mais, estes bloqueios estão embutidos no software dos aplicativos que usamos. Não se permite digitar determinado campo, por exemplo.
Verificação é a pior alternativa: significa alguém ter que verificar o que outro vez. Com o passar do tempo, auditorias podem ser suficientes.
E o que chamávamos de treinamento englobava coisas como conscientização, formação de hábito, a falha não ocorrendo pelo conhecimento e capricho da pessoa que executa a tarefa.

Para melhor compreensão do que é uma análise de processo, vamos utilizar um exemplo montado sobre um processo de amplo conhecimento dos leitores.

PADRÃO DE UM CHURRASCO

Vale a pena fazê-lo em duas etapas:

  1. depois de explicar o 5W2H, peça que as pessoas façam, em 20 minutos, o padrão operacional de um churrasco.
    • Aos 20 minutos interrompa o trabalho, e verifique o que foi produzido. Mostre os casos em que mais se colocaram coisas sem sentido.
    • exemplos clássicos: “reunir pratos, copos, facas etc “. A única coisa que poderia agregar valor seria dizer o que tem no etc!
    • Ou então: “coloque álcool no carvão, risque um fósforo e o jogue sobre o carvão”. Sem esta preciosa informação, certamente alguém jogaria o fósforo sobre a poltrona em que a tia está sentada…
  2. Mostre como é muito mais fácil – e com resultado que agrega valor! – utilizar um pequeno roteiro
  • se definem as características de qualidade requeridas
  • se enumeram as tarefas a executar
  • se identificam os resultados críticos: importantes, e que tem dado problemas, no meu caso real;
  • se buscam localizar, nas tarefas, as causas destes problemas;
  • e se decide formas de manter estas causas sob controle – escrever padrões pode fazer parte delas.

No caso acima, o churrasqueiro admitiu que tem tido problemas nos quesitos carne macia e na hora certa.
Pintou de laranja os casos em que sabe como corrigir.
E em amarelo, os pontos em que precisa adquirir conhecimento – talvez perguntando, humildemente, ao cunhado que tem feito excelentes churrascos, regularmente…

Uma sugestão: reproduza o exercício acima no seu caso real!